Комісія повинна застосовувати уроки, отримані в результаті розробки Шенгенської інформаційної системи, щоб уникнути подібних затримок та перевитрат на майбутні ІТ-проекти, заявляють аудитори ЄС

У звіті, опублікованому сьогодні (19 травня) Європейською Рахунковою палатою (ЄКА), йдеться про те, що Комісія надала друге покоління Шенгенської інформаційної системи (ШІС II) на шість років пізніше, ніж було заплановано спочатку, і у вісім разів перевищує початковий кошторис бюджету. Затримки та перевитрати коштів відбулися через слабкі місця в управлінні Комісією у складних умовах управління.Шенгенська інформаційна система (ШІС) використовується прикордонниками, поліцією, митницею, візовими та судовими органами на всій території Шенгенської зони. Він містить інформацію (попередження) про осіб, які могли бути причетними до тяжкого злочину або не мати права в'їзду чи перебування в ЄС. Він також містить попередження про зниклих осіб та втрачене або викрадене майно, таке як банкноти, транспортні засоби, вогнепальна зброя та документи, що посвідчують особу. Попередження вводяться в систему національними органами влади «У 2001 році Рада ЄС доручила Комісії розробити нову версію Шенгенської інформаційної системи, - заявив пан П'єтро Руссо, член ЄКА, відповідальний за звіт, - Однак початковий термін був нереальним, і Комісія не спочатку виділіть для проекту достатньо персоналу, який має досвід. Тому Комісія змогла ефективно управляти основним контрактом на розробку лише з 2009 року. Крім того, Комісія недостатньо використовувала досвід кінцевих споживачів та системні вимоги, змінені протягом першої частини проекту ". Первісні орієнтовні оцінки витрат бюджету ЄС на центральну систему значно занизили справжній масштаб необхідних інвестицій. Повна вартість ШІС II склала 189 млн. Євро для центральної системи, до якої слід додати оцінку понад 330 млн. Євро для національних систем. Водночас основна вигода, спочатку очікувана від ШІС II, стала менш актуальною з успішним поширенням ШІС 1 на нові країни-члени. У світлі цих основних змін до витрат та очікуваних вигод Комісія не продемонструвала, що ШІС II повністю забезпечує найкраще співвідношення ціни та якості для організації. Однак Комісія справді винесла уроки зі свого досвіду під час першої частини проекту, що дозволило їй змінити свій підхід на завершальній фазі проекту з 2010 року та представити ШІС II у квітні 2013 року. Крім того, вона вже застосувала деякі уроки з ШІС II у підготовці інших масштабних ІТ-проектів.

Протягом року публікуються спеціальні звіти Європейської Рахункової палати (ЄКА), що представляють результати вибраних аудитів конкретних бюджетних областей ЄС або тем управління.

Цей спеціальний звіт (No 3/2014) під назвою Уроки розробки Європейською комісією Шенгенської інформаційної системи другого покоління (ШІС II), вивчив, чому Комісія надала ШІС II на шість років пізніше, ніж було заплановано, і за вартістю, що значно перевищує початкові оцінки. Він також вивчив, чи існувала вагома ділова аргументація щодо ШІС II протягом усього проекту, яка враховувала суттєві зміни витрат та очікуваних вигод. Крім того, аудитори ЄС оцінили, чи Комісія винесла та застосувала уроки з управління проектом.

Аудитори ЄС виявили, що затримка та перевитрата коштів були наслідком недоліків в управлінні Комісією у складних умовах управління, особливо протягом першої частини проекту до 2009 року. Незважаючи на значні зміни у витратах та очікуваних вигодах під час проекту, Комісія зробила не переоцінювати діловий випадок, щоб продемонструвати, що ШІС II залишається організаційним пріоритетом, який забезпечує вищу рентабельність інвестицій, ніж інші можливості. Не було прийнято рішення на основі переоцінки витрат і вигод щодо того, продовжувати проект або зупинити його. Комісія винесла уроки зі свого досвіду під час першої частини проекту, щоб змінити свій підхід на завершальній фазі проекту з 2010 р. Та надати ШІС II у квітні 2013 р.

На основі своїх висновків ЄКА рекомендувала, щоб, керуючи розробкою великих ІТ-систем, Комісія повинна:

реклама

• Засновувати графік на технічному аналізі завдань, які потрібно виконати;
• забезпечити, щоб усі проекти були інтегровані в корпоративні механізми управління ІТ та повною мірою використовували власний досвід для ефективного управління роботою підрядників;
• забезпечити належне врахування потреб бізнесу та поглядів кінцевих користувачів при прийнятті рішень;
• забезпечити затвердження комерційної справи перед переходом від ініціювання проекту до планування проекту та його повторне затвердження у разі значних змін у витратах на проект, очікуваних вигод, ризиків чи альтернатив;
• забезпечити, щоб ключові проектні рішення були задокументовані в журналі прийняття рішень, щоб їх було легко простежити;
• забезпечити ефективну глобальну координацію, коли проект вимагає розробки різних, але залежних систем різними зацікавленими сторонами;
• розробляти великомасштабні ІТ-системи, використовуючи взаємодіючі будівельні блоки, які можна легко використовувати повторно, щоб запобігти замиканню одного підрядника;
• передавати уроки, отримані в результаті аудиту Суду, генеральним дирекціям та установам, установам та іншим органам ЄС. Комісія повинна оцінити, чи були досягнуті очікувані переваги від ШІС II.

Коротке відео-інтерв'ю з членом ЄКА, відповідальним за звіт можна подивитися тут.

Поділіться цією статтею: